Зачем нужна база знаний и как её структурировать
Перед тем как переходить к обзору инструментов, перечислим базовые принципы создания удобной и функциональной базы знаний.
Вова Ломов, 2021Коротко:
Правила по созданию базы знаний:
- Включайте в базу знаний только всё самое необходимое. При составлении базы ориентируйтесь на наиболее частые вопросы сотрудников типа «где найти логотип?» или «где лежит инструкция?» В базе знаний также может содержаться образовательная информация, в кратком и ёмком виде.
- Пишите тексты инструкций просто и понятно, со сносками и расшифровками терминов. Прочтение одной статьи должно занимать максимум 10 минут. При необходимости используйте оглавление.
- Делегируйте написание блоков базы знаний людям, компетентным в конкретных вопросах (например, бухгалтеру, специалисту по безопасности, программисту). При этом текст, составленный бухгалтером или иным узким специалистом, должен быть понятен для всех сотрудников. В решении этой задачи может помочь редактор.
- Закрепите за каждым текстом/блоком ответственного, который будет проверять актуальность информации раз в три месяца или после триггерных событий (например, выход новой версии ПО, принятие новых законов).
- При внесении изменений выделяйте их цветом или иным способом.
- Заранее продумайте систему тегов, которые позволят вашим сотрудникам ориентироваться в базе и быстро находить нужную информацию.
- Составьте схему-карту базы знаний — лучше использовать горизонтальную структуру (не больше двух уровней вложения).
Упоминаемые ссылки: