Как создать базу знаний с помощью инструментов Google
Документы Google — обычно первый инструмент, который приходит в голову при необходимости создать базу знаний. Рассмотрим преимущества и ограничения Google Workspace в данном контексте.
Вова Ломов, 2021Коротко:
Для создателей:
- По возможности используйте платный аккаунт Google Workspace, в котором больше памяти.
- Создайте папки и подпапки на диске согласно созданной карте. Первые 2–3 слова в названии папки должны давать чёткое представление об её содержании.
- Раздайте сотрудникам права: для основной части сотрудников установите право читать и комментировать статьи. Соавторам базы знаний предоставьте права редактора.
- Наполните базу знаний документами. Называйте документы лаконично и понятно.
- В корне папки создайте документ-инструкцию по использованию базы.
- Выделяйте все изменения цветом. В каждой последующей версии документа убирайте выделение предыдущих изменений.
Для сотрудников:
- Для быстрого доступа к базе знаний добавьте папку в «помеченные» или создайте ярлык на своём диске.
- Используйте поиск по названию, чтобы найти нужный документ.
- Следите за обновлениями с помощью раздела «история». Также можно обращаться к истории версий.